우리가 새로운 사업 방식에 적응함에 따라, 가정에서 일하는 것은 전 세계의 많은 노동자들에게 새로운 일상이 되고 있습니다. 이는 가상 이벤트(virtual events)에 참여하고 프레젠테이션을 가상으로 제공하는 것이 사실상 일상적인 일이 되고 있음을 의미합니다. 연결된 상태를 유지하고 생산적인 회의를 고취하는 방법을 찾는 것이 그 어느 때보다도 중요하며, ENCORE는 발표자의 메세지가 크고 정확하게 전달되었으면 합니다. 전문적인 녹음실 환경이 이상적이지만, 가정에서 기존에 가지고 있는 것을 개선할 수 있는 경우가 많습니다. 따라서 다음 번에 ‘거실에서 생활’하거나 가상 회의를 준비할 때, 메시지의 영향을 극대화하기 위한 몇 가지 유용한 팁을 소개하겠습니다.
원격으로 프레젠테이션을 할 발표자와 함께 이벤트를 계획하고 있다면, 하단의 ‘페일 세이프 팁(Fail-Safe Tips)’ 요약 을 저장한 후 실행하는 것을 추천합니다.
1. 플랫폼 계획 기본사항
명백하게도, 새로운 기술을 자신있게 사용하려면 사용하는 방법을 사전에 숙지하고 프레젠테이션에 필요한 모든 기능을 연습하는 것이 중요합니다.
- 화면 공유
- 투표
- 채팅
- 다양한 콘텐츠 표시
다른 유용한 전략에는 소개 정보 및 의제에 대한 템플릿 슬라이드 사용이 포함됩니다. 또한 ‘쇼 실행(run of show)’ 문서 또는 대사의 개요를 작성하여 언제 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
예를 들어 프레젠테이션에서 Q&A를 사용하는 경우 질문과 답변을 처리하는 방법을 미리 결정하면 참석자들이 서로 이야기하는 것을 피할 수 있습니다. 문자 또는 채팅 전용 옵션은 대규모 그룹에는 적합하며, 진행자가 선택적으로 음소거를 해제하는 것은 소규모 그룹에서의 대안입니다.
이벤트 당일이 오면 채팅 메시지에 응답하여 청중이 올바르게 연결될 수 있도록 누군가를 지명합니다. 일반적인 질문에 대한 사전에 작성된 답변을 미리 준비하여 채팅창에 붙여넣을 수도 있습니다. 그것은 또한 누군가가 시간을 할애하고 발표자에게 창을 유지하도록 상기시키는 것에 도움이 될 수 있습니다.
2. 산만함을 제한하십시오.
집에서 발표할 이상적인 장소를 선택할 때는, 산만하지 않고 다른 사람로부터 떨어져 있는 조용한 공간을 선택하십시오. 산만함은 집중력과 몰입도 저하의 가장 큰 원인이므로 “조용히 해 주세요(Quiet Please)”와 같은 표지를 발표장소 바깥에 붙여 원치않는 방문자를 피할 수 있습니다. 어린 아이들과 애완동물들은 아마도 방해하고 싶어할지도 모릅니다! 프레젠테이션을 하는 동안, 종이 더미의 바스럭거리는 소리, 무언가를 두드리는 손가락, 삐걱거리는 의자, 휴대폰 알림, 개 짖는 소리, 타이핑과 같은 산만한 소음에 주의하십시오.
3. 집 인터넷을 최적화하십시오.
Wi-Fi 라우터를 TV 캐비닛이나 소파 뒤에 숨겨 두지 않고 ‘여유 공간’에 배치하여 방해가 없도록 하십시오. 모든 코드와 연결을 확인하고 조인 다음 태블릿 및 전화, 비디오 게임 시스템, 스마트 TV 및 스트리밍 장치를 포함한 다른 인터넷 장치를 끄십시오.
라우터에서 노트북으로 인터넷을 유선으로 연결하거나 Wi-Fi를 사용해야 하는 경우 노트북에 있는 다른 모든 프로그램들을 닫고 5GHz로 연결하여 사용하여 인터넷 연결의 안정성을 극대화할 수 있습니다. 일반적으로 Wi-Fi는 라우터에서 1.5~3m 떨어진 곳에 있을 때 가장 잘 작동합니다. 인터넷 대역폭을 측정하여 지연 시간, 업로드 및 다운로드 속도를 확인하고 인터넷 연결이 좋지 않은 경우 영업 담당자와 대화하여 사용 가능한 대체 인터넷 솔루션을 확인할 수 있습니다.
4. 최고의 가상의 자신을 보이십시오.
일단 여러분이 배경에서 일어날 수 있는 잠재적인 산만함을 성공적으로 제거하면, 이제 모든 시선이 여러분에게 쏠릴 것입니다! 이를 염두에 두고, 적절하고 전문적인 옷차림을 하여 당신의 의상이 발표보다 더 기억에 남지 않도록 하십시오. 스팽글, 반짝이 또는 작은 줄무늬가 있는 옷은 카메라에서 빛이 나게 보일 수 있으므로 피하십시오. 그리고 분명히 지금은 헐렁하고 넉넉한 셔츠를 입거나 바지를 입지 않을 때가 아닙니다.
프레젠테이션을 할 때는 항상 화면이 아니라 카메라를 보고 말하십시오. 좋은 자세를 취하고 앉을 때 등을 구부리지 않도록 하십시오. 프리젠테이션 중에 일어서서 무대에서의 프레젠테이션을 흉내낼 수도 있지만, 시청자의 주의를 분산시킬 수 있으므로 불필요한 동작을 최소화하십시오.
5. 최고의 조명을 찾으십시오.
집에서 프레젠테이션을 할 경우 적절한 조명을 확보하기 위해 몇 가지 유의해야 할 사항이 있습니다. 정면에서 얼굴 전체를 비추기 위해서는 창문에 등을 향하고 앉지 마십시오. 그렇지 않으면 여러분의 얼굴에 그림자가 드리울 수 있습니다. 자연광에는 장점이 있지만, 지나가는 사람이나 창턱에 서성이는 비둘기처럼 창문들을 통하여 야기될 수 있는 잠재적인 방해를 피하는 것이 좋습니다. 경험에서 우러나온 좋은 규칙은 일관성과 균일성입니다. 따라서 방 안에 어두운 부분이 없어야 하고 사람들이 점들을 보게 하는 너무 밝은 전구는 없어야 합니다.
만약 여러분이 안경을 썼다면, 반짝임이 여러분의 눈에서 사라질 때까지 빛이나 카메라를 이동하십시오. 모니터의 밝기를 낮추면 반짝임도 줄어듭니다. 가상의 배경에서 조명을 테스트해 보고 조명의 위치를 조정하거나 좋은 배경을 유지하도록 자신의 위치를 조정하십시오.
6. 깨끗한 오디오를 시험하십시오.
오디오의 품질이 실제로 전체 프레젠테이션을 진행시키거나 중단시킬 수도 있습니다. 여러분은 절대로 시청자들이 여러분의 말에서 딱딱거리거나 소리가 끊기는 것을 듣게 되어 긴장하는 것을 원하지 않으실 겁니다. 소음과 반향을 줄이는 데 도움이 되는 좋은 품질의 헤드셋과 마이크를 찾으십시오. 항상 사용 가능한 최상의 마이크 설정을 사용하십시오. 무선 전화 헤드셋이 최상의 성능을 발휘하는 경우가 많으며, 유선 이어폰 또는 웹캠의 마이크가 그 뒤를 따릅니다. 다자간 회의의 경우 배경 노이즈가 추가되지 않도록 말을 하지 않을 때에는 마이크를 끄십시오.
7. 카메라의 세팅을 확인하십시오.
집에서 프레젠테이션을 할 때 스티븐 스필버그 만큼의 품질을 생산하는 것을 목표로 하지는 않지만, 이미지의 품질을 최적화하기 위해 몇 가지 유념할 수 있는 사항이 있습니다. 카메라 렌즈를 항상 청소하고 웹캠을 눈 높이에 놓으십시오. 만약 여러분이 발표할 때 손을 많이 사용한다면, 손을 포함하도록 샷의 프레임을 구성하는 것도 고려해보십시오. 적합한 전문적인 배경을 선택하되, 일부 회의 플랫폼에서는 가상 배경을 사용할 수 있지만 먼저 테스트가 진행되어야 합니다. 머리가 떠다니는 것처럼 보이거나 얼굴의 반 정도가 배경에 묻히는 것처럼 보이는 것은 여러분이 원하는 효과가 아닐 수도 있으니 배경색과 잘 대비되는 옷을 입으십시오.
화상 통화에 모바일 장치를 사용하는 경우 편평하지 않거나 흔들리는 것을 피하십시오. 화상 회의 전에 셀프 뷰 모드를 사용하여 카메라 각도를 테스트하는 것이 좋습니다. 모호한 카메라 각도는 영화 감독에게는 적합할 수 있지만, 회의환경에서는 매우 산만해질 수 있습니다!
8. 백업, 백업, 백업!
우리가 의지하고 있는 신뢰할 수 있는 기술이 다른 계획을 가지고 있을 때만큼 실망스러운 일은 없습니다! 따라서 프레젠테이션이 원활하게 진행되도록 몇 가지의 백업 옵션을 준비하는 것이 중요합니다. 예를 들어 기본 연결에 컴퓨터 오디오를 사용할 수 있지만 백업으로 휴대 전화의 오디오(단, 음소거로 유지)를 통하여 전화를 걸 수 있습니다. 끊김을 방지하기 위해 Wi-Fi를 통한 전화를 피하고, 컴퓨터에 오류가 발생할 경우를 대비하여 다른 사람과 슬라이드의 인쇄 버전을 공유하십시오.
발표를 계속할 수 없는 경우의 계획을 세우십시오. 예를 들어 백업 발표자를 대기시키거나 준비된 주제를 변경하거나 나중에 녹화본의 제공을 약속하며 세션을 종료하십시오. 대부분의 시청자는 사소한 기술적 결함은 눈치채지 못하므로 주의를 끌지 않도록 하십시오.
9. 표준 회의 예절을 적용하십시오.
대면 회의를 할 때와 마찬가지로, 온라인에서 회의를 주최하고 발표할 때 좋은 에티켓을 갖추는 것이 좋습니다. 다른 시간대의 참석자를 염두에 두고 회의 일정을 적절하게 조율하십시오. 회의를 녹음하는 경우, 미리 모든 사용자에게 녹음 중임을 알리고, 미팅이 시작되면 다시 한번 통지하는 것이 예의입니다.
가장 중요한 것은 모든 서로 들어야 하기 때문에, 참석자들에게 처음에 자기소개를 해달라고 요청을 하고, 오디오만 사용하는 경우 모든 사람이 말하는 사람이 누구인지 인지할 수 있도록 말하기 전에 이름을 말하도록 요청하십시오. 참석자에게 말하는 사람의 말이 끝날 때까지 의견과 질문을 보류하도록 요청하여 회의가 전문적이고 원활하게 진행되도록 하십시오. 이렇게 하여 사람들이 서로 이야기하는 것을 방해하는 것을 피할 수 있습니다.
10. 연습이 완벽을 만듭니다.
뻔해 보일지 모르지만 다른 기술과 마찬가지로 테스트와 리허설을 통해, 원격으로 프레젠테이션을 하거나 집에서 화상 회의를 통해 회의를 개최할 때 성공할 수 있는 최상의 기회를 얻을 수 있습니다. 발표자가 여러 명일 경우, 회의 전에 참석자를 참여시켜 예상되는 내용을 파악하고 인계를 하는 법을 연습하도록 하십시오.
집에서 전문적으로 프레젠테이션하기 위한 실패 방지 팁 – 요약
- 사용 중인 플랫폼을 파악하십시오. 화면 공유와 Q & A와 같은 상호작용적 기능을 사용할 계획이라면 해당 기능을 자신있게 사용하는 방법을 알고 있어야 합니다.
- 다른 기기를 꺼서 Wi-Fi를 프리젠테이션에만 사용하고, 모든 사람이 온라인에 접속할 가능성이 높은 학교 휴일과 같은 날 회의를 예약할 때 피크 타임을 염두에 두십시오.
- 애완동물, 가족 구성원, 기타 장치와 같은 가능한 방해 요소를 제거하고 이메일 알림 팝업도 끄십시오.
- 온라인에서의 인상을 위하여 당신의 의상과 눈맞춤 그리고 몸짓에 대하여 생각해 보십시오.
- 오디오와 비디오에서 오류가 발생할 경우를 대비하여 차선책을 준비하십시오. Wi-Fi가 끊기거나 온라인으로 프리젠테이션에 접속할 수 없는 경우를 위하여 인쇄를 하였는지 확인하십시오.
- 가장 돋보이게 하는 조명을 찾고, 야간에 주변 환경이나 화면의 반짝임을 피하십시오.
- 오디오 및 비디오 구성 요소를 테스트하여 깨끗한 사운드와 시야를 확인하고 카메라 각도를 최적화하십시오.
- 직접 만나서 하는 것과 동일한 회의 예절을 가상 회의에서도 적용하십시오. 참여자 소개에 대해 생각하고, 녹음 여부를 통지하고, 질문을 잠시 멈추는 등의 작업을 하십시오.
- 연습이 완벽을 만듭니다! 이것은 명백하며, 여러분은 결코 너무 많이 준비할 수 없습니다.
가상 이벤트 전문가와 이야기 해 보십시오.
ENCORE의 신뢰할 수 있는 가상 및 하이브리드 이벤트 솔루션은 원격 발표자가 참가자가 함께 이벤트에 참여해야 할 때 발생할 수 있는 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 집, 직장 또는 회의장에서 ENCORE는 사용자의 요구에 맞는 솔루션을 제공합니다.
지금 바로 당사의 다양한 가상 및 하이브리드 이벤트 서비스를 확인해 보시거나 당사에 연락하시어 귀사의 이벤트 요구사항에 대하여 논의해 보시기 바랍니다!
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